《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》

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发表时间：2022-11-24 09:00
1 范围
本文件描述了企业产品数据管理（PDM）系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。
本文件适用于企业产品数据管理（PDM）系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范

DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案

DA/T 48—2009 基于XML的电子文件封装规范

DA/T 70—2018 文书类电子档案检测一般要求

DA/T 74 电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范

DA/T 75 档案数据硬磁盘离线存储管理规范
3 术语和定义
GB/T 18894—2016、DA/T 70—2018界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1 产品数据管理系统 product data management system
管理产品生产全过程以及生产过程中产生的与产品有关的信息（包括文档、CAD 文件、装配关系、物料清单、配置、权限信息等）的系统。
注：简称PDM系统。
3.2 电子文件 electronic document
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
[来源：GB/T 18894—2016，3.1]
3.3 电子档案 electronic record
具有凭证、参考和保存价值并归档保存的电子文件。
[来源：GB/T 18894—2016，3.2]
3.4 电子档案管理 electronic records management
对电子档案进行接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和处置的活动。
3.5 电子档案管理系统 electronic records management system；ERMS
对电子档案进行接收、整理、保管、统计、利用和处置的计算机信息系统。
[来源：GB/T 18894—2016，3.10，有修改]
3.6 电子文件归档 electronic document archiving
办理完毕或已正式发布的具有凭证、参考和保存价值的电子文件提交电子档案管理系统保存的过程。
3.7 真实性 authenticity
电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。
[来源：GB/T 18894—2016，3.5]
3.8 完整性 integrity
电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
[来源：GB/T 18894—2016，3.7]
3.9 可用性 usability
电子文件、电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。
[来源：GB/T 18894—2016，3.8]
3.10 安全性 security
电子文件、电子档案的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问的性质。
[来源：DA/T 70—2018，3.7]
3.11 四性 four properties
电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。
3.12 信息包 information package
包含电子文件、电子档案组件（文档）和对应元数据，按照一定的结构组织，可用于不同环节之间信息传递的信息集合对象。
[来源：DA/T 70—2018，3.10]
3.13 归档信息包 archiving submission information package；ASIP
电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包。
[来源：DA/T 70—2018，3.11]
3.14 保存信息包 archival information package；AIP
按照长期保存要求形成的电子档案信息包。
[来源：DA/T 70—2018，3.13]
3.15 系统显示名 system display title
在电子档案管理系统中存储的，档案人员和用户直接可见的件内组件（文档）题名。
注：文档是指归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或自然件的附件。
3.16 计算机文件名 computer file title
在电子档案管理系统存储器中**标识电子档案组件（文档）的一个字符串。
4 总则
4.1 总体要求
4.1.1 PDM系统中形成的电子文件是企业的核心信息资产，PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作应纳入单位电子文件归档和电子档案管理整体工作中，统筹规划，有序推动。
4.1.2 应按照全程管理、前端控制、集中统一原则对PDM系统电子文件实施全生命周期管理，确保电子档案的“四性”。
4.1.3 应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对PDM系统电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。
4.1.4 应对PDM系统中电子文件的情况进行综合调查，制定归档方案、保管期限表、元数据方案、访问控制规则/利用规则等规范，据此开展PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作。
4.1.5 档案部门、信息技术部门、业务部门等所有涉及PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作的部门和人员应明确分工，相互协作，通过规范的电子档案管理，服务于产品管理、风险控制、资产保护等目标。
4.1.6 应配备必要的信息化基础设施和信息安全设施，保障电子档案管理系统的正常运行和信息安全。
4.2 职责
4.2.1 PDM系统主管部门
PDM系统主管部门职责如下：
a）根据产品数据管理规范和档案业务需求，组织信息技术部门、档案部门和相关业务部门开展PDM系统归档功能建设；
b）为PDM系统归档功能的建设提供支持。
4.2.2 档案部门
档案部门职责如下：
a）将PDM系统形成的电子文件纳入管控范围，提出归档范围、归档方式、归档格式、归档时间和“四性”检测等业务需求；
b）参与PDM系统与电子档案管理系统接口实施工作，负责归档接口功能测试，验证是否满足设计要求；
c）定期对上线后的集成归档接口运行情况进行监测，确保功能运行正常；
d）负责电子文件的接收，以及电子档案的整理、保管、统计、利用；
e）负责组织保管期满电子档案的鉴定、处置工作。
4.2.3 信息技术部门
信息技术部门职责如下：
a）根据PDM系统电子文件归档需求，开展PDM系统与电子档案管理系统归档接口开发、测试和运行维护工作；
b）及时响应PDM系统主管部门和档案部门提出的PDM系统电子文件归档需求和问题反馈，并妥善处理；
c）参与保管期满电子档案销毁工作，对销毁是否彻底进行确认。
4.2.4 业务部门
业务部门职责如下：
a）负责对待归档电子文件质量进行审核；
b）负责根据PDM系统操作手册和本单位电子文件管理规定开展电子文件提交归档；
c）参与保管期满电子档案鉴定工作。
4.3 工作流程
PDM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程包括电子文件及其元数据捕获、归档、“四性”检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等环节，见图1。

plm,pdm,软件,系统,mes,wms,思普,宇昔,三品

▲图1 PDM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程图

4.4 元数据要求
元数据要求如下：
a）元数据应能为PDM系统和电子档案管理系统所处理，实现元数据的传输、解析、交换、利用等；
b）元数据的捕获方式和捕获节点应在PDM系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划，实现元数据与电子文件同时捕获；
c）元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、手工录入、默认赋值等；
d）元数据的捕获节点包括但不限于电子文件管理全程中的捕获、归档、检测、接收、整理、保管、利用、迁移、转换、鉴定、处置等各个节点；
e）PDM系统电子文件归档时，应同时归档对应元数据，确保元数据与所描述的电子文件的有效关联；
f）按照DA/T 46—2009、DA/T 48—2009，将PDM系统电子文件归档和电子档案管理元数据设置为文件实体、机构人员实体、业务实体、文件关系实体；
g）本文件对元数据属性的描述方法与DA/T 46—2009规定的描述方法一致。凡DA/T 46—2009、DA/T 48—2009 中已描述的元数据，以DA/T 46—2009、DA/T 48—2009 为准。DA/T 46—2009、DA/T 48—2009未描述的元数据，本文件在附录A 表A.1~表A.2的备注中进行了描述。
5 PDM系统电子文件归档
5.1 归档范围与保管期限
5.1.1 PDM系统电子文件归档范围以设计类电子文件为主，与设计相关联的项目管理类电子文件、试验类电子文件、制造类电子文件、客服类电子文件、市场与销售类电子文件、供应商类电子文件应同时归档。
5.1.2 保管期限一般分为**、30 年、10 年(保管期限一般自归档时间起算），具体参见附录B表B.1~表B.7。
5.1.3 档案部门、业务部门、PDM系统主管部门应共同确定本单位PDM系统电子文件归档范围和保管期限表。
5.2 电子文件组件
5.2.1 件的构成
5.2.1.1 归档电子文件一般以每份文件为一件。
5.2.1.2 正文、附件为一件；来文与复文一般独立成件。
5.2.1.3 同一文件编号的同一版本二维图、三维图和审签文档为一件。
5.2.1.4 同一文件编号的同一版本原始格式和转换格式为一件。
5.2.1.5 同一文件编号的不同版本独立成件。
5.2.1.6 同一文件编号的同一版本的不同语种版本一般独立成件。
5.2.1.7 同一文件编号的更改文件一般独立成件。
5.2.1.8 同一文件编号的不同版本的软件源码和执行码一般独立成件。
5.2.2 件内电子文件排序
5.2.2.1 件内文件排序时正文在前，附件在后。
5.2.2.2 同一文件编号的二维图、三维图和审签文档按照审签文档、三维图、二维图排序。
5.2.2.3 同一文件编号的原始格式和转换格式按照原始格式、转换格式排序。
5.2.3 系统显示名
5.2.3.1 系统显示名一般应与PDM系统命名保持一致。
5.2.3.2 PDM系统命名不规范的，可在归档时由电子档案管理系统采用“文件编号+正题名”的格式重新命名。
5.2.4 计算机文件名
5.2.4.1 电子档案管理系统内电子档案计算机文件名应具有**性。
5.2.4.2 计算机文件名一般采用“**性代码+系统显示名”格式命名。
5.2.4.3 **性代码可采用“哈希值+日期时间”或“随机码+日期时间”格式。“随机码”由计算机自动随机生成，一般为32位。
5.3 归档要求
5.3.1 归档方式
5.3.1.1 在软硬件条件具备的前提下，PDM系统电子文件归档应选择在线归档方式，通过PDM系统和电子档案管理系统归档接口实现，否则可以采用线下归档方式。
5.3.1.2 归档接口通常包括但不限于以下两种：Web Service归档接口和中间库归档接口。
5.3.1.3 Web Service归档接口原理示意图见图2。
plm,pdm,软件,系统,mes,wms,思普,宇昔,三品
▲图2 Web Service归档接口原理示意图
5.3.1.4 中间库归档接口原理示意图见图3。
plm,pdm,软件,系统,mes,wms,思普,宇昔,三品
▲图3 中间库归档接口原理示意图
5.3.2 归档时间
5.3.2.1 PDM系统电子文件归档可选择实时归档和定期归档。
5.3.2.2 实时归档是指在电子文件发布的同时即启动归档程序，实现PDM系统向电子档案管理系统即时归档。
5.3.2.3 定期归档是指根据本单位具体情况选择定期(每周、每月、每年等）、产品定型或重大节点完成后1年内归档。
5.3.3 归档格式
5.3.3.1 电子文件归档格式
电子文件归档格式要求如下：
a）PDM系统电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持格式转换。
b）文本类电子文件一般采用符合规定的版式文件格式，根据需要可同时保存原始格式。
c）二维图样、三维数模电子文件应按以下要求归档：
——二维图样文件以原始格式和符合规定的版式文件格式同时归档；
——三维数模文件以原始格式和STEP、PDF/E等中性格式同时归档。
d）PDM系统结构化数据库应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：
——以XML、ET、XLS、DBF等任意一种格式归档；
——参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。
e）如果采用原始格式和中性格式同时归档保存，电子档案管理系统应对二者建立关联。
5.3.3.2 元数据归档格式
PDM系统形成的各类电子文件元数据应根据归档接口确定归档格式。按照GB/T 18894—2016中8.4和DA/T 48—2009的要求，结合本单位接口开发技术路线，元数据可采用XML、ET、DBF等格式。
5.3.3.3 电子文件格式转换
电子文件格式转换要求如下：
a）电子文件格式转换时间的优先级分别为文件发布时、归档前、归档过程中；
b）电子文件格式转换工具优先选择电子文件编制软件自带转换功能，并以此为基础开发批量转换工具。批量转换工具的可靠性应经过评审，确认满足本单位生产运营场景需求。
5.3.4 捕获
5.3.4.1 归档电子文件应正式发布，相关元数据信息得到准确、完整捕获。
5.3.4.2 归档前应由业务部门人员对归档电子文件质量进行检查，确认是否满足归档要求。
5.3.4.3 归档电子文件的格式不符合归档要求，可在生成信息包前进行转换，确保转换前后内容一致。
5.3.4.4 归档信息包以件为单位生成，包内包含归档电子文件全文和元数据文件，参见附录C。
5.3.4.5 电子文件归档后PDM系统电子文件如发生更改或作废，应将新版文件或作废说明文件另行捕获归档，并将相关关联关系以元数据形式同步归档，确保归档电子文件状态与PDM系统一致。
5.3.5 分类
档案部门应制定分类方案对PDM系统电子档案进行分类（参见附录D）。
5.3.6 立卷
5.3.6.1 立卷规则
档案部门应参照如下规则，结合本单位实际制定电子档案立卷规则：
a）项目管理类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷；
b）设计技术报告类电子文件按照“项目-类别-专业”立卷；
c）设计图样类电子文件按照“项目-类别-产品结构”立卷；
d）试验类电子文件按照“项目-类别-专业”立卷；
e）制造类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷；
f）客户服务类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷；
g）市场与销售类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷；
h）供应商类电子文件按照“项目-类别-供应商-年度”立卷。
5.3.6.2 排序规则
档案部门应参照如下规则，结合本单位实际制定卷内电子档案排序规则：
a）卷内文件一般按事由结合时间排列；
b）如同一卷内有若干事由，按事由结束时间先后排列；
c）同一事由的电子档案应集中排列；
d）同一事由内的电子档案按形成时间先后顺序排列；
e）技术报告、图样文件等有严格编号结构的电子档案按编号(文件编号、图号等）顺序排列。
5.3.7 档号
档案部门应遵守GB/T 11822的规定，一般按照“全宗号+分类号+案卷顺序号+卷内序号”结构制定编号规则。
5.3.8 归档
电子文件捕获完整后，由业务部门人员按照内置分类方案、组卷和排序规则，补充分类号和档号，立卷之后提交归档。
5.3.9 检测接收
5.3.9.1 电子档案管理系统应对电子文件“四性”进行检测，检测方案参见附录E。
5.3.9.2 对于检测合格的电子文件，电子档案管理系统应能够正确解析归档信息包，将元数据、电子文件实体、各类关联关系按照约定规则写入。
5.3.9.3 对于检测不合格的电子文件，电子档案管理系统应向PDM系统发送拒收原因报告。
5.3.9.4 检测报告一般在电子档案管理系统结构化存储，作为业务实体元数据保存，支持查阅。
5.3.9.5 成功接收后，电子档案管理系统应对电子档案进行登记，同时向PDM系统发送接收成功信息。
5.4 归档接口
5.4.1 PDM系统的归档接口功能
PDM系统的归档接口功能如下：
a）归档前将待归档电子文件及其元数据以件为单位进行捕获，形成归档信息包；
b）应能够嵌入分类方案和组卷方案，业务部门人员可根据电子文件内容选择生成类号和档号；
c）将归档信息包传输至指定位置，传输过程中归档信息包中信息不丢失、不被非法更改；
d）接收归档信息包接收方的反馈消息，包括归档成功消息与失败消息，以及失败故障代码；
e）对归档成功的电子文件进行已归档标记，以防止重复归档，归档标记能取消，并在人工干预下重新归档；
f）应能够将升版、作废等电子文件更改信息传递至电子档案管理系统，确保PDM系统电子文件与电子档案管理系统电子档案状态保持一致；
g）应能够提取零部件装配关系，以及其他数据对象之间的关联关系，并以文件实体关系元数据形式传递至电子档案管理系统；
h）应具有归档控制功能模块，记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态，并能够实现按照归档电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询；
i）应具有扩展功能，支持新增文件类型在线归档。
5.4.2 电子档案管理系统接口功能
电子档案管理系统接口功能如下：
a）向PDM系统发送归档信息包存储位置信息；
b）接收业务系统传递来的信息包，并正确解析；
c）对PDM系统提交归档的电子文件及其元数据的“四性”进行检测，检测不合格不能接收，并反馈相应不合格的检测结果及不合格原因；
d）将解析后的电子文件及其元数据存储在指定位置；
e）应能够正确解析升版、作废等电子文件变化信息，并按约定规则与对应电子档案关联；
f）应能够正确解析零部件上下级关系，以及其他数据对象之间的关联关系，并按约定规则与对应电子档案关联；
g）向PDM系统发送电子文件归档成功或失败消息，以及失败故障代码；h） 在归档信息包接收、解析和数据存储等过程中，信息不丢失、不被非法更改；
i）应具有接收控制功能模块，记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态，并能够实现按照归档电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询；
j）应具有扩展功能，支持新增文件类型在线归档。
5.4.3 归档接口建设管理要求
归档接口建设管理要求如下：
a）归档接口宜与业务系统同设计、同开发、同测试和同实施，未开发归档接口的业务系统应及时通过二次开发实现；
b）归档接口开发时应进行充分测试，并经专家评审，以确认功能要求达到设计目标要求；
c）归档接口投入运行后，应安排专人对接口运行情况进行持续跟踪，发现问题及时处置；
d）PDM系统和电子档案管理系统更新应充分论证对归档接口功能的影响，确保归档接口能够正常运行；
e）将接口应急处置方案纳入PDM系统和电子档案管理系统的应急预案，在PDM 系统和电子档案管理系统因升级、系统故障、病毒感染等原因影响归档接口功能后立即启动应急响应。
6 电子档案管理
6.1 整理
6.1.1 编目
应根据本单位业务需要，按照GB/T 11822的规定形成案卷目录、卷内目录和案卷文件目录。
6.1.2 检测
6.1.2.1 档案部门应对整理成果进行“四性”检测，检查整理工作质量，检测方案参见附录E。
6.1.2.2 如检测未通过，应根据检测结论，重新进行整理，直至检测通过。
6.1.3 入库
“四性”检测通过的电子档案，由电子档案管理系统自动转为入库状态。
6.1.4 修改
6.1.4.1 入库后，若要对电子档案管理系统中电子档案元数据进行修改，应在线提交申请，并由档案部门批准同意后方可修改。
6.1.4.2 修改完成后，重新提交“四性”检测。
6.2 存储
6.2.1 在线存储
6.2.1.1 在线存储方式应在电子档案管理系统设计开发时进行规划，并配备对应软硬件设备。
6.2.1.2 在线存储方式应能适应大容量电子档案存储需要，随着数据存储容量增加不应影响电子档案管理系统访问、运行性能。
6.2.1.3 在线存储容量应至少满足3年增量需求，避免电子文件归档因存储容量不足而中断。
6.2.1.4 电子档案管理系统应依据分类规则和年度在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案。
6.2.1.5 电子档案管理系统应在元数据中自动记录电子档案在线存储路径，方便在线查阅、下载。
6.2.1.6 建议每天实施增量备份，至少一个月全备份一次，有条件的单位可实施双机热备。
6.2.2 离线存储
6.2.2.1 应对电子档案进行以件（含元数据）为存储单元的保存信息包离线存储，以进一步降低电子档案长期保存风险。
6.2.2.2 电子档案离线存储结构及其说明参见附录F。
6.2.2.3 电子档案离线存储介质至少应制作3套。
6.2.2.4 不同套别的存储载体应分开保存，有条件的单位应将1套置于300 km以上、不在同**域的地点保存，或不同的建筑物内保存。
6.2.2.5 离线存储载体管理应按照DA/T 15、DA/T 38、DA/T 74、DA/T 75的要求进行。
6.3 保管
6.3.1 应采取科学措施对存储载体进行管控，避免存储载体损坏，并防止未经授权的访问。
6.3.2 电子档案管理系统应当能够跟踪到保管期间对电子档案的相关操作，无论是合法操作还是非法操作，应在日志中进行记录。
6.3.3 档案部门应每年对电子档案的可读取性进行评估，形成评估报告；如存在因软硬件或其他技术升级、变动出现电子档案不可读取的风险，应对电子档案进行迁移或转换。
6.3.4 电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案删除的格式转换。
6.3.5 因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换。
6.3.6 支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的迁移。
6.3.7 电子档案管理系统更换时，应实施电子档案及其元数据的迁移。
6.3.8 电子档案迁移或转换前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统、格式的可持续性评估和保管成本评估等，并保证迁移或转换过程可控，防止迁移过程中电子文件信息丢失、被非法篡改。
6.3.9 在确信转换或迁移活动成功实施后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。
6.4 利用
6.4.1 电子档案管理系统应通过有效的智能检索、组合检索、全文检索、主题导航和基于产品层级结构的树形导航等功能，方便用户查询、浏览电子档案。
6.4.2 检索结果呈现应包括必要的元数据、电子全文和关联关系。
6.4.3 档案部门应制定详细的电子档案利用权限规定，利用权限应在电子档案管理系统中实现，并经过确认。超权限利用时应进行审批，并保证利用过程中电子档案不被非法篡改。
6.4.4 电子档案可根据授权通过电子档案管理系统在线或离线提供利用，但不管何种利用方式均应通过日志或其他方式记录利用过程，记录信息包括利用者、利用方式、档号、文件编号、文件名、利用时间等。利用过程应作为电子档案业务实体元数据的一部分进行保存。
6.5 统计
电子档案统计应按照GB/T 18894—2016的要求进行。
6.6 鉴定处置
6.6.1 应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定，鉴定方法可根据本单位管理要求进行。
6.6.2 到期鉴定后对电子档案进行处置，包括销毁、续存和移交。
6.6.3 电子档案的销毁应先登记、编制清册，并按有关规定履行审批手续后，再将电子档案进行物理删除。
6.6.4 物理删除时至少两人监督，销毁清单及记录需打印成纸质档案保存。涉密电子档案的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。

《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（以下简称《规范》）（DA/T 88—2021）描述了企业产品数据管理（PDM）系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。适用于企业产品数据管理（Product data management，PDM）系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。《规范》由国家档案局于2021年5月26日发布，并于10月1日起正式实施。

制定背景

档案管理是各企业所必须开展的基础工作之一。规范的文档控制过程对于提升企业运行效率、提升企业核心竞争力、创造源源不断的利润具有十分重要的作用。产品数据管理（PDM）系统是当前我国企业信息化实施的重点，也是企业产生数据**的系统之一，是企业的核心信息资源，也是企业档案部门最重要的管理对象。这些信息资源以电子文件形式或数据库形式存在，数据容量可以达到TB级。
相较于文书类电子文件，PDM系统电子文件具有类型繁杂、数量极大、格式多样、关系复杂、迭代频繁等特点。当前，对大部分制造企业来讲，PDM系统电子文件没有实现有效归档和妥善管理，面临失控风险。企业PDM系统电子文件归档没有有效开展的原因包括PDM系统电子文件类型特殊、企业对开展PDM系统电子档案管理重要性认识不足、档案工作队伍薄弱、企业档案管理资金投入不足、基础设施落后等，但最重要的原因是缺乏指导企业PDM系统电子文件归档与电子档案管理的标准规范，企业不知道如何开展此项工作。
因此，从企业发展和档案专业角度出发，通过企业实践，结合行政管理部门管理经验，制定出适合大多数企业的，尤其是高端装备制造企业的PDM系统电子文件归档与电子档案管理的行业规范意义十分重大。《规范》是当前这个时期企业增强核心竞争力的重要抓手，也是助推国家产业结构调整、创新驱动、改革发展的客观需要。《规范》的制定有利于企业参照该标准科学有序地开展企业PDM系统电子文件归档和电子档案管理工作，也有利于档案行政部门有效开展企业PDM系统电子文件归档与电子档案管理业务指导工作。
编制过程
《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（以下简称《规范》）（DA/T 88—2021）描述了企业产品数据管理（PDM）系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。适用于企业产品数据管理（Product data management，PDM）系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。《规范》由国家档案局于2021年5月26日发布，并于10月1日起正式实施。
制定思路
《规范》的编写以PDM系统电子文件归档与电子档案管理需求为指引，首先明确了总体要求、相关职责、工作流程和元数据要求，之后就如何做好电子文件归档和电子档案管理两部分进行编制。其中，电子文件归档部分从归档范围和保管期限、电子文件组件、归档要求、归档接口4个方面提出了具体要求；电子档案管理部分从电子档案整理、存储、保管、利用、统计和鉴定处置对归档后电子档案管理要求进行了明确。
主要内容解读
1.术语和定义
（1）概况
为了保持国家档案行业标准的系统性和协调性，《规范》术语优先使用国家档案行业已发布标准中的正式术语。电子文件、电子档案等6项术语引用《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）对术语的表述。安全性、信息包等4项术语引用《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018）对术语的表述。产品数据管理系统、系统显示名等3项术语在《规范》中进行界定。
（2）产品数据管理系统
根据一般产品数据所应用的领域、所具有的功能，以及其本质属性，《规范》将“产品数据管理系统”定义为：管理产品生产全过程以及生产过程中产生的与产品有关的信息（包括：文档、CAD文件、装配关系、物料清单、配置、权限信息等）的系统，简称PDM系统。
（3）系统显示名和计算机文件名
系统显示名和计算机文件名是电子文件归档和电子档案管理绕不开的问题。系统显示名是指：在电子档案管理系统中存储的，档案人员和用户直接可见的件内组件（文档）题名。计算机文件名是指：在电子档案管理系统存储器中**标识电子档案组件（文档）的一个字符串。系统显示名是面向档案管理员和档案用户的，易于理解；计算机文件名是面向软件和系统的，是为了保证组件（文档）**性。
2.总则
该章节主要包括4部分内容：
**部分提出了总体要求，其中包括对PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作重要性定位、管理原则、理念、模式和方法等。
第二部分明确了PDM系统主管部门、档案部门、信息技术部门、业务部门在此项工作中所各自承担的职责。
第三部分提出了PDM系统电子文件归档与电子档案管理业务流程框架。包括电子文件及其元数据捕获归档、“四性”检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等环节，并绘制了流程图。
第四部分对PDM系统电子文件归档与电子档案管理全过程都涉及的元数据相关内容进行了规定。捕获方式和捕获节点应在PDM系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划，实现元数据与电子文件同时捕获。元数据的捕获节点包括但不限于电子文件管理全程中的捕获、归档、检测、接收、整理、保管、利用、迁移、转换、鉴定、处置等各个节点。附录中将元数据作为本单位设计元数据方案的参考。
3.PDM系统电子文件归档
PDM系统电子文件归档，需要从以下几个要素入手：
（1）保管期限
《规范》提供了具有通用性的《归档范围与保管期限》，供各单位参考。各单位在具体应用时可在此基础上结合本单位实际进行增减。
（2）组件
该部分对件的构成、件内电子文件排序、系统显示名、计算机文件名等具体技术问题进行了规定。其中“件的构成”章节对组件的一般原则作了规定。例如，同一文件编号的不同版本独立成件。“件内电子文件排序”章节对同一件内有多个文档情况下排序规则作了明确。又例如，同一文件编号的原始格式和转换格式按照原始格式、转换格式排序。同时对系统显示名和计算机文件名命名规则作了规定，计算机文件名一般采用“**性代码”+“系统显示名”格式命名。**性代码可采用“哈希值”+“日期时间”或“随机码”+“日期时间”格式。“随机码”由计算机自动随机生成，一般为32位。
（3）要求
该部分对归档方式、归档时间、归档格式选择和电子文件捕获、分类、立卷以及档号生成、归档提交和检测接收等要求进行了明确。归档方式一般通过集成接口实现在线归档。归档时间可根据本单位需要选择实时归档和定期归档。归档格式根据不同文档类型选择对应中性格式，其中文档类为PDF格式，三维数模为STEP格式，元数据为xml格式。电子文件捕获后应形成归档信息包，包含归档电子文件全文和元数据文件。分类、立卷以及档号生成建议在PDM系统由业务部门人员完成。电子档案管理系统应对电子文件真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。各单位可结合自身实际，参照《规范》制定本单位“四性”检测规则。
（4）归档接口
该章节对PDM系统的归档接口功能、电子档案管理系统的接口功能、归档接口建设管理要求等作了系统阐释。PDM系统的归档接口功能主要包括电子文件和元数据捕获、归档推送；电子档案管理系统接口功能主要包括数据接收、“四性”检测等。
4.电子档案管理
归档后电子档案管理主要内容包括：整理、存储、保管、利用、统计和鉴定处置。
（1）整理
整理包括编目、入库环节“四性”检测、正式入库以及入库后相关元数据内容修改。其中，编目主要包括案卷目录、卷内目录和案卷文件目录。
（2）存储
存储包括在线存储和离线存储，两种方式结合并用。其中在线存储应至少满足3年增量需求，每天实施增量备份，至少一个月全备份一次，有条件的单位可实施双机热备。离线存储介质至少应制作3套，不同套别的存储载体应分开保存。
（3）保管
该部分对保管环境和保管措施提出了要求。每年对电子档案的可读取性进行评估，根据需要实施格式转换和存储介质的转换。根据不同场景，采取存储介质的迁移、电子档案及其元数据的迁移等措施，以确保电子档案长期可用。
（4）利用
该部分对电子档案管理系统检索功能、权限控制和过程控制进行了规定。其中，检索功能应具备智能检索、组合检索、全文检索、主题导航和基于产品层级结构的树形导航等多种检索功能。
（5）统计
电子档案统计应按照GB/T 18894—2016的要求、国家档案事业统计调查要求，以及本单位需求进行。
（6）鉴定处置

各单位应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定。到期鉴定后对电子档案进行处置，包括销毁、续存和移交。


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